Sollicitation et relance par courriel

Cette fonction vous permet de programmer une sollicitation à remplir votre questionnaire. La sollicitation sera envoyée à chacun de vos répondants.

Il n'est pas obligatoire d'utiliser cette fonction Sémato pour acheminer vos sollicitations. Excel, entre autres logiciels, permet d'effectuer des lancements de courriels. La seule fonctionnalité propre à Sémato est la relance de la sollicitation auprès des seules personnes n'ayant pas encore répondu. Cette fonctionnalité exige par contre des codes de validation, codes obtenus par l'utilisation de la méthode manuelle de distribution des codes.

Votre questionnaire doit donc être prêt et si vous utilisez des codes de validation, vous devez déjà les avoir demandés (sous Sondage - Génération du questionnaire). Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité de sollicitation pour un sondage avec ou sans codes de validation.

Cette page vous permet de programmer une sollicitation à remplir votre questionnaire. Cette sollicitation sera envoyée à chacun de vos répondants. La page de la génération de cette sollicitation vous demandera de remplir 4 champs textuels et vous posera une question. Ces 5 demandes sont obligatoires :

1-   Adresse courriel de l'expéditeur (votre adresse courriel) : 2-   Objet du message (sans accents) : 3-   Entrez dans la case ci-dessous le message du courriel qui sera acheminé à chacun de vos répondants. <en-tête>, La société QDEF vous invite à remplir un sondage afin de mieux planifier ses opérations. Vous trouverez le questionnaire à l'adresse suivante : http://semato.uqam.ca/guidexpert-ato/qdef/formu/formu0.asp On vous demandera un code de validation pour accéder au questionnaire, voici votre code : <code> Si vous remplissez plus d'un questionnaire avec ce code, seul le dernier sera retenu. Merci de votre participation, Pierre Plante Groupe Sémato pour QDEF inc. 4-   Description de la matrice des courriels :         Une colonne : adresses courriel seulement         Deux colonnes : adresses courriel et codes de validation         Trois colonnes : adresses courriel, codes de validation et en-têtes         Deux colonnes : adresses courriel et en-têtes 5-   Entrez dans la case ci-dessous la matrice des courriels (ne pas mettre de titres sur les colonnes). jeremie022@chezgoudreau.com AB-6619 Monsieur Jérémie Goudreau augustin.albert@gmail.com AC-1688 Monsieur Augustin Albert francine.alepin@gmail.com AD-0163 Madame Francine D'Alepin avfrtcreation@hotmail.com AD-6932 Madame Julie Aumont illusion@leshorizonmtl.com AF-2471 Madame Josée Bourque Caractères disponibles:

1. La première demande concerne l'expéditeur des courriels. L'adresse inscrite apparaîtra comme celle de l'expéditeur dans les courriels envoyés. C'est donc cette adresse qui recevra les éventuelles réponses des répondants. C'est normalement l'adresse du responsable du sondage. Il est possible de mettre cette adresse au format étendu, où le nom de l'expéditeur apparaît suivi de son adresse courriel entre crochets :

2. La seconde demande porte sur l'objet du message. Ici, une seule contrainte, les accents sont interdits. Cette contrainte vient de la fonctionnalité utilisée sur le serveur pour envoyer des courriels en lots.
   
   
3. La troisième demande concerne le contenu du message. Expliquons tout de suite qu'il est possible de sensibiliser le texte du message à deux informations associées à chacune des adresses courriel traitées : un en-tête (par exemple : Monsieur Augustin Albert) et un code de validation (par exemple : AC-1688).
   
   Vous trouverez la documentation sur les codes de validation en suivant ce lien. Rappelons qu'un sondage utilise des codes de validation pour restreindre l'accès au site du questionnaire et pour ne conserver par répondant qu'un seul questionnaire. Les codes permettent aussi de faire des relances ciblées aux seules personnes n'ayant pas encore répondu.
   
   Vous déposerez ces deux informations (code et en-tête) dans une matrice (la cinquième demande). Le code et l'en-tête ne sont pas obligatoires. Vous pouvez envoyer des courriels sans en-tête et/ou sans code.
   
   Si, comme dans l'exemple, vous insérez dans votre document les chaînes de caractères <en-tête> et/ou <code>, Sémato les remplacera par les informations associées à l'adresse traitée, informations trouvées dans la matrice des courriels.
   
   Vous pouvez écrire ce message comme un simple texte (comme dans notre exemple) ou comme un document HTML, ce qui vous permettra plus de possibilités au niveau esthétique.
   
   
4. La quatrième demande concerne l'organisation de la matrice des informations associées aux adresses courriel. Il y a 4 possibilités :
   1. Une colonne : adresses courriel seulement. Dans tous les cas de figure, la première colonne est toujours celle des adresses courriel de vos répondants. La matrice peut contenir que cette seule colonne. On comprend que la sollicitation ne contient ni codes ni en-têtes. Le texte du courriel ne devrait pas alors contenir les chaînes de caractères <en-tête> et/ou <code> .
   2. Deux colonnes : adresses courriel et codes de validation. La première colonne contient les adresses courriel et la seconde les codes de validation. Il n'y a pas de troisième colonne, donc pas d'en-têtes.
   3. Trois colonnes : adresses courriel, codes de validation et en-têtes. Les trois informations sont présentes : adresse, code et en-tête.
   4. Deux colonnes : adresses courriel et en-têtes. La première colonne contient les adresses courriel et la seconde les en-têtes. Il n'y a pas de codes de validation pour ce sondage.
   
   Toute la matrice doit être conforme à l'option choisie. Autrement dit, il est interdit d'avoir dans la même matrice des rangées de nature différente.
   
   
5. La cinquième demande concerne le dépôt de la matrice des informations courriel, codes et en-têtes. Vous construisez d'abord cette matrice à l'aide d'un logiciel tableur tel Excel. Notre exemple en Excel :
   
   

   	A	B	C
   1	jeremie022@chezgoudreau.com	AB-6619	Monsieur Jérémie Goudreau
   2	augustin.albert@gmail.com	AC-1688	Monsieur Augustin Albert
   3	francine.alepin@gmail.com	AD-0163	Madame Francine D'Alepin
   4	avfrtcreation@hotmail.com	AD-6932	Madame Julie Aumont
   5	illusion@leshorizonmtl.com	AF-2471	Madame Josée Bourque

   
   La matrice ne contient pas de première rangée qui nomme les colonnes, ni évidemment les chiffres de la première colonne. Conservez ce fichier matriciel tout au long du sondage. Il vous sera utile pour d'éventuelles relances. Vous devez simplement copier-coller toutes les cellules de la matrice directement dans la fenêtre de captation de la cinquième demande.
   
   Dans cette fenêtre de captation, les colonnes sont séparées obligatoirement par des tabulations. Il est toutefois impossible d'écrire le caractère TAB dans un champ de saisie textuelle d'une page WEB, car cette touche est interprétée par le navigateur comme un ordre de déplacement d'un élément de saisie à un autre. Pour intervenir directement dans la case, il vous faudra copier-coller les tabulations. Le plus simple est quand même de préparer tout le contenu de ce champ dans un logiciel tableur puis de le copier-coller en entier dans la case de saisie textuelle.
   
   Cette fenêtre peut contenir 100,000 caractères, soit quelque 800 rangées adresse+code+en-tête ou 2000 rangées si vous n'avez pas besoin des en-têtes. Si vous avez besoin de plus de rangées, vous pouvez faire autant de lots de sollicitations que nécessaire en respectant toutefois que chacune des sollicitations soit terminée avant d'entamer la suivante.
   
   

Acheminement de la sollicitation

Vous cliquez sur le bouton Soumettre la sollicitation lorsque les 5 demandes sont remplies. Sémato va d'abord valider les informations envoyées et arrêter dès qu'une information ne respecte pas le format requis. Il vous informera de la nature de l'erreur trouvée. Sachez alors qu'aucun courriel n'a encore été envoyé.

Si la validation est positive, Sémato procède dans la foulée à l'envoi des courriels. Il faut compter 4 secondes par courriel. Ce délai est prescrit pour ne pas engorger le serveur. Après la validation (quelques minutes, en fonction du volume de la matrice), Sémato vous redonne le contrôle de votre navigateur.

Voici cette page qui suit la validation :

La sollicitation par courriel est terminée.        Un fichier journal nommé sollicitation.txt a été créé.        Ce fichier peut contenir des indications précieuses en cas d'échec d'envoi des courriels.        Vous pouvez consulter ce fichier en suivant le lien ci-dessus.

Sémato vous donne accès à un fichier journal (nommé sollicitation.txt) construit par le serveur de courriels. Vous pouvez consulter ce journal tout au long de la sollicitation. Une fois ouvert dans votre navigateur, vous n'aurez qu'à rafraîchir la page périodiquement pour vous assurer du bon déroulement des opérations. Ce fichier peut contenir des avis de non-livraison de courriels pour des raisons diverses : mauvaise adresse, boîte saturée, etc. Cherchez le mot-clé WARNING.

Ce fichier journal sollicitation.txt vous informera du niveau atteint dans la livraison. La dernière entrée dans ce fichier informe du dernier courriel envoyé. Si vous pensez avoir besoin du contenu de ce fichier, faites Enregistrez sous... avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre texte ouverte par votre navigateur. Ce fichier sollicitation.txt est détruit au début de chaque nouvelle sollicitation.

Sémato vous permet d'arrêter la sollicitation. On pense ici à une situation d'urgence : vous venez de constater une erreur dans votre matrice et vous voulez arrêter les frais. On vous demandera de confirmer l'arrêt. Attention, il ne s'agit pas d'une pause dans la séquence de sollicitation. Vous devrez modifier ce qui ne va pas et recommencer une nouvelle sollicitation.

Une fois la sollicitation lancée, les questionnaires commenceront à entrer. Vous pouvez suivre ces arrivées par la Gestion des questionnaires acheminés sous Sondages, Sollicitation et saisie.

Lorsque la sollicitation est terminée, Sémato vous envoie un courriel. Ce courriel est adressé à l'adresse fournie au moment de l'ouverture de votre projet. Le courriel vous redonnera l'adresse du fichier journal. La consultation du journal permet de trouver les erreurs qui ne se manifestent qu'à l'arrivée des courriels, telle par exemple, une boîte de réception saturée. Dans tous les cas de figure, il faut toujours attendre la réception de ce courriel avant d'entreprendre une nouvelle sollicitation.

La relance de la sollicitation

Imaginons la situation : vous avez effectué une sollicitation avec codes de validation. Dix jours se sont écoulés. Vous aimeriez faire une relance ciblée aux seuls répondants qui n'ont pas encore rempli leur questionnaire, question de ne pas importuner les répondants qui ont déjà répondu. Vous n'avez qu'à effectuer la même sollicitation, avec le même message (où vous aurez peut-être ajouté le mot Rappel au début) et avec la même matrice. Sémato va ignorer toutes les rangées de la matrice dont le code correspond à celui d'un questionnaire déjà entré. Vous pouvez recommencer cette sollicitation ciblée autant de fois que désiré.

Tester la sollicitation

Il est très important de tester votre sollicitation en vous envoyant à vous-même ou à des collaborateurs un courriel de sollicitation. Préparez votre message final et une matrice contenant les seuls courriels des testeurs. Vous pourrez ainsi suivre toutes les étapes en débusquant les éventuelles erreurs. Au moment de générer les codes de validation, prévoyez des codes pour ces tests. Avant de lancer la sollicitation officielle, détruisez les questionnaires qui auraient été acheminés durant les tests (voir la Gestion des questionnaires acheminés sous Sondages, Sollicitation et saisie.

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